Поэтому вопрос «что отправлять бухгалтеру в конце месяца» лучше заменить постоянным порядком передачи. Документы поступают по мере совершения операций, а перед закрытием периода компания проверяет комплектность. Это сокращает число срочных запросов и помогает не путать текущие задачи с восстановлением прошлого.
Разделите документы по операциям
Начните с того, как устроен бизнес. Для торговли существенны поступления и отгрузки товаров, для услуг — выполненные работы и расчёты с заказчиками. У компании с сотрудниками появляется отдельный поток сведений для кадров и зарплаты.
Удобно выделить группы: продажи, покупки, деньги, сотрудники и прочие операции. Такой перечень служит маршрутом сбора, но не заменяет анализ конкретной сделки. Один и тот же документ может затрагивать несколько участков учёта.
Ответственным за передачу назначают того, кто действительно получает сведения. Документы от поставщика может собирать закупщик, информацию о выполненных работах — руководитель проекта. Бухгалтер не должен узнавать о новой операции случайно из банковской выписки.
Что передавать по продажам и покупкам
По продажам передавайте документы, подтверждающие содержание операции: отгрузку, выполнение работ или оказание услуг. По покупкам — документы поставщика и сведения о фактическом получении товара либо результата работ. Возвраты, корректировки и расторжения также нужно сообщать, даже если движения денег ещё не было.
Договор помогает понять условия сделки, но сам по себе не всегда подтверждает её исполнение. Счёт на оплату обычно показывает, что предлагается оплатить; нельзя автоматически считать его подтверждением поставки или выполненной работы.
Для услуг важно, чтобы описание позволяло понять, что сделано и за какой период. Если содержание документа не соответствует фактической операции, проблему нужно выяснить с ответственным сотрудником и контрагентом. Не заменяйте отсутствующие сведения придуманным назначением платежа.
Что нужно по банку, кассе и подотчёту
Передайте сведения по всем используемым счетам и платёжным инструментам бизнеса. Если появился новый расчётный счёт или способ приёма оплаты, бухгалтер должен узнать об этом до закрытия периода.
По подотчётным расходам важны не только чеки, но и связь покупки с задачами компании. Вместе с подтверждающими документами сообщите, кто понёс расход, на что и по какому поручению. Личные покупки сотрудника не становятся расходами бизнеса только из-за передачи чека бухгалтеру.
Если компания работает через посредника или площадку, дополнительно передавайте соответствующие отчёты и сведения о комиссиях. Сумма, поступившая на расчётный счёт, может отличаться от суммы операций с покупателями. Бухгалтеру требуется увидеть обе стороны расчёта, а не только итоговое зачисление.
Не забудьте кадровые события
Приём и увольнение, изменение оплаты, отпуск и отсутствие сотрудника влияют на связанные расчёты. Передавать их одним архивом в конце месяца неудобно: к этому моменту отдельные действия уже могли потребоваться.
Организуйте отдельный канал для кадровых событий с указанием даты и согласованных условий. Табель и основания для начислений передавайте по внутреннему графику. Если кадровый учёт и зарплату ведут разные исполнители, закрепите, кто связывает эти участки.
Не направляйте лишние персональные данные всем участникам переписки. Доступ к документам сотрудников должен соответствовать рабочим задачам получателя.
Как проверить комплектность первички
Статья 9 закона № 402-ФЗ устанавливает требования к первичным учётным документам. Среди них — название и дата документа, составитель, содержание операции, её измерение и сведения об ответственных лицах с подписями. Документ должен описывать действительный факт хозяйственной жизни.
В ежедневной работе полезно проверить читаемость файла, наличие необходимых страниц, период, контрагента и подписи. Для электронного документа важен его статус в системе обмена; обычная копия изображения и подписанный электронный документ — разные вещи.
Документы оформляют при совершении факта хозяйственной жизни либо непосредственно после его окончания, если оформить сразу невозможно. Поэтому ежемесячная контрольная сверка не означает, что составление документов всегда можно откладывать до конца месяца.
Что делать, если документа нет
Создайте реестр недостающих документов. В каждой строке укажите операцию, контрагента, сумму, период, что именно отсутствует и кто запрашивает документ. Если ответ получен, обновите статус и передайте файл бухгалтеру тем же согласованным способом.
Не создавайте несколько независимых списков в переписках. Удобнее один рабочий реестр, который видят ответственные. Это позволяет отличить «не запрошено» от «запрошено, ждём ответ» и от «получено, передано в учёт».
Когда получить документ не удаётся, решение о дальнейшем отражении операции принимают после анализа обстоятельств. Универсального правила «всегда исключить» или «всегда учесть по выписке» для любых случаев нет.
Как устроить передачу без лишней переписки
Согласуйте один основной канал, структуру папок и понятное имя файла. Например, в названии можно указывать контрагента, вид документа и период. Это организационный пример, а не обязательный формат бухгалтерской документации.
Установите внутренний график передачи и проверки. Он должен учитывать реальные сроки работы компании; это не новая установленная законом дата для всех документов. Отдельно обозначьте срочные события, которые передаются сразу.
Если документооборот уже накопил пробелы, обсудите восстановление учёта. Для текущей работы с регулярной обработкой документов подойдёт бухгалтерское сопровождение. Начать можно с описания потоков документов и перечня проблемных периодов.
Источник
Статья 9 закона № 402-ФЗ: первичные учётные документы. Группировка папок, реестр и внутренний график — рекомендации по организации работы.