Для небольшого бизнеса особенно полезен единый план: какие сведения нужны до оформления, что подписывает руководитель, кто следит за сроками и где сохраняются подтверждения. Ниже — порядок, который помогает не потерять эти задачи между директором, кадровиком и бухгалтером.
Гражданство и правовой статус — разные сведения. Иностранный гражданин может временно пребывать в России, иметь разрешение на временное проживание или вид на жительство. От этого зависит, какие документы необходимы для трудоустройства.
По общему порядку статьи 13 закона № 115-ФЗ право иностранца на работу связано с разрешением или патентом, но закон предусматривает исключения, в том числе для временно и постоянно проживающих. Поэтому утверждение «всем иностранцам нужен патент» неверно. Для граждан государств ЕАЭС также действует особый порядок трудоустройства.
Попросите сотрудника сначала перечислить имеющиеся документы, а затем организуйте их проверку. Не переносите автоматически пакет прошлого работника на нового: совпадение языка или страны происхождения ещё не означает совпадения правового основания.
Проверьте не только документ, но и условия работы
Работодателю важно понимать, в каком регионе человек будет работать, какую должность займёт и какие обязанности станет выполнять. При трудоустройстве на основании патента имеют значение территория действия, а в предусмотренных случаях — профессия. Предусмотренные законом исключения не следует применять автоматически к любой поездке в соседний регион.
Отдельно проверяются действующие ограничения по видам деятельности и иные условия допуска. Должность в договоре и фактическая работа не должны описывать разные ситуации. Например, если компания принимает человека для работы на конкретном объекте, место работы нужно обсудить до подготовки документов, а не после выхода сотрудника.
Соберите исходные сведения в один пакет
Для начала кадровой работы подготовьте сведения о работодателе, документы сотрудника, должность, график, условия оплаты, место и предполагаемую дату начала работы. Укажите, кто со стороны компании принимает решения по условиям договора и кто передаёт данные бухгалтеру.
В рабочем перечне удобно разделить три группы: документы получены; сведения требуют уточнения; документы будут оформлены работодателем. Это практический способ контроля, а не установленная законом форма. Рядом с каждым открытым вопросом поставьте ответственного.
Если часть сведений отсутствует, сначала определите, влияет ли это на возможность оформления. Не заполняйте пропуски предположениями. Разница в написании имени, номере документа или дате может перейти в договор и уведомления, а затем потребовать исправлений в нескольких местах.
Согласуйте договор и последующие действия
После проверки оснований оформляется договор с фактическими условиями работы и необходимыми сведениями. Подписанный документ должен попасть не только в кадровый архив, но и к специалисту, который ведёт связанные расчёты и отчётность.
До подписания полезно подготовить короткий маршрут: руководитель согласует условия; уполномоченное лицо оформляет документы; ответственный получает подписанный экземпляр; бухгалтерия принимает данные для начислений. Такой маршрут снижает риск ситуации, когда сотрудник уже оформлен, а сведения о нём остаются в личной переписке директора.
При передаче работы на аутсорсинг укажите в задании конкретные действия. «Оформить иностранца» — слишком широкая формулировка: подготовка документов, отправка уведомления и расчёт зарплаты могут быть разными услугами.
Запланируйте уведомление МВД
По общему правилу пункта 8 статьи 13 закона № 115-ФЗ работодатель сообщает о заключении или прекращении договора с иностранным гражданином в срок, не превышающий трёх рабочих дней. Правило распространяется и на предусмотренные законом гражданско-правовые договоры на выполнение работ или оказание услуг. Особенности категории работника проверяются отдельно.
Назначьте ответственного до наступления события. Уточните актуальную форму и допустимый способ подачи, а после отправки сохраните подтверждение. Подготовленный файл сам по себе не доказывает, что обязанность выполнена.
Не смешивайте уведомление о договоре с учётом по месту пребывания. Это разные процедуры. Работодатель не становится принимающей стороной только потому, что подписал трудовой договор.
Что контролировать после оформления
После приёма нужен порядок обновления сведений. Определите, кому сотрудник сообщает об изменении документов и кто оценивает, как оно влияет на дальнейшую работу. Внутренний календарь должен напоминать о значимых датах заранее, а не только фиксировать уже случившуюся просрочку.
Для кадровика и бухгалтера полезен общий реестр изменений: приём, перевод, изменение оплаты, отпуск, прекращение договора. Доступ к нему ограничивают рабочей необходимостью. Не нужно рассылать паспортные копии всем участникам процесса ради удобства.
Как заказать оформление
В «Ювас» можно обсудить оформление иностранных сотрудников. Для первого обращения укажите гражданство, имеющиеся документы, регион и кадровую задачу. Пакет работ и обязанности по отправке документов согласуйте до начала оформления.
Если необходима постоянная работа со всеми сотрудниками, отдельно рассмотрите кадровый учёт. Это позволит связать разовое оформление с дальнейшим ведением документов.
Источники
Статья 13 закона № 115-ФЗ: трудовая деятельность иностранцев.
Статья 13.3 закона № 115-ФЗ: работа на основании патента.
Госуслуги: уведомления работодателей.
ЕЭК: общий рынок труда и отсутствие требования разрешения для работников государств ЕАЭС.